IL PUNTO 7.4 DELLA NORMA ISO 9001:2008

Il concetto di approvvigionamento può, in senso lato, dividersi in due rami:

• approvvigionamento vero e proprio (di materie prime, semilavorati, ecc)
• outsourcing, cioè affidamento all’esterno di una o più fasi del processo

I vertici dell’organizzazione devono stabilire, attraverso la definizione delle politiche aziendali, cosa comprare all’esterno (comprese le lavorazioni da esternalizzare) e da quali tipologie di fornitori (criteri per la valutazione del fornitore).

Le organizzazioni possono ricorrere all’outsourcing, cioè all’affidamento all’esterno di una o più fasi di processo) per diversi motivi:

1) perché all’interno dell’organizzazione manca la capacità tecnica per costruire un certo prodotto/semilavorato (ad es. mancano i macchinari necessari o il know-how)
2) perché il flusso di lavoro all’interno dell’organizzazione è già completo (le risorse sono già tutte saturate)
3) perché effettuare certe lavorazioni all’interno dell’organizzazione costerebbe di più che farle effettuare da un terzista.
4) perché sul mercato ci sono organizzazioni specializzate per l’attuazione di tali processi che assicurano maggiori competenze, economie di scala e migliore qualità

Va ricordato che la responsabilità finale dei processi affidati all’esterno in outsourcing è sempre dell’organizzazione che li ha affidati (vd. punto 4.1). Questo significa che i processi affidati in outsourcing:

- vanno pianificati ed evidenziati nel Sistema di Gestione della Qualità
- vanno definite e controllate le modalità di controllo di questi processi mediante criteri di accettazione
- se si tratta di processi critici devono essere definite le modalità di validazione

Come si fa controllare un processo affidato in outsourcing? Se abbiamo le competenze per farlo possiamo fare un audit di verifica presso il fornitore, se non le abbiamo dobbiamo procurarcele istruendoci o ricorrendo ad uno specialista che sia in grado di gestire gli aspetti tecnici (capitolati, specifiche, ecc)

Per poter gestire al meglio gli acquisti (di materiale o di lavorazioni esterne) è fondamentale la pianificazione. Andranno identificati i tempi di lead time lunghi e i rischi legati ai singoli fornitori per poter intervenire adeguatamente a seconda dei casi. Occorre superare il concetto di ispezione passiva della fornitura a favore di un coinvolgimento attivo dei fornitori in programmi di miglioramento qualitativo.

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